締切とは？/ アットローン
[ 638] ITmedia Biz.ID：「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0611/22/news038.html
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ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 ToDoリストを使うときにありがちな失敗は、ToDoの締め切りを本当の最終締切日に設定してしまうことです。もちろんカレンダー的思考回路で考えれば、ToDoを締切日で記入するというのは間違いではありませんが、ToDoリストの世界ではこれは失敗の元です。 ToDoリストの機能には、アラームやカレンダーやポータルへの表示など、さまざまな形で私たちにリマインドする機能がありますが、この機能は大抵締切日が基準になっています。すると、当然のことながら、その当日になるまでアラームは鳴らないし、ポータルにも表示されない事態に陥ってしまうわけです。 これではせっかくの機能も宝の持ち腐れ。仮に当日で間に合う作業でも、その日に別の仕事が入ってしまって間に合わなくなるかもしれません。本当にその当日に実施すればいい作業以外は、できるだけ前倒しの締切日を設定するようにしましょう。 とはいえ、前倒しで締切を設定した場合にも落とし穴があります。それは終了するのに1日がかりだったり、複数日にまたがるような大きなToDoの場合です。 一般的なToDoリストは締切日順に一覧表示しますから、ほかのToDoも一緒に並んでいると、プレゼンのToDoがどれだけ重要でも埋もれがちです。おまけに、先ほど書いたようにアラームが出るのは12月14日ですから、思い出したころには、徹夜でがんばらなければ作業が終わらないということにもなりかねません。 そこでお勧めなのが、1つのToDoの中に複数の締切を設定する方法です。プレゼン資料の作成であれば、下記のようにしてみましょう 1つの大きなToDoを細かい実際の作業に分割することで、少なくとも前日に何ひとつできていないという状況を避けることができるのです（10月13日のシゴトハック研究所参照）。 もちろん「たかがプレゼン資料の作成にToDoを4つも5つも入力するのは面倒だ」という人も多いと思います。そこで、デジタルツールならではのToDoリストのメリットを活かしましょう。デジタルツールのメリットとは「編集が容易」という点です。 あとは、最初の作業が終わった段階で、次の作業の締切である12月3日に締切を変更して保存。次の作業が終わったら、その次の締切の12月10日に変更して保存、と繰り返すだけです。一覧の状態で作業内容を思い出したい場合は、「プレゼン資料の作成（ストーリーの組み立て）」というようにタイトルに作業内容を書いてもいいでしょう。 一覧で作業内容を知りたい場合は、「プレゼン資料の作成（ストーリーの組み立て）」と、タイトルに作業内容を書くのも手だ 最初の作業が終わるまで、ToDoリスト上に他の作業は存在していないように見えてしまいますが、どちらにしろ手をつけられるタスクはひとつずつですから、最初の作業が終わらなければ次の作業には手をつけられません。自分自身の仕事を管理するのであれば、このやり方でそれほど問題は出ないと思います。 紙のメモ帳やカレンダーでは、何度も1つの情報を書き直すのは大変ですが、デジタルツールなら編集も自由自在です。複数のプロジェクトに携わっていたりすると、紙のツールでは収集がつかなくなるケースも多くなってくると思いますので、この連載を機会に、デジタルなToDoリストの使い方を見直してみてはいかがでしょうか。 NTT、ITコンサルを経て、現在はアリエル・ネットワーク株式会社プロダクト・マネジメント室マネージャ。ビジネスパーソンの生産性向上のためのソフトウェアの企画・開発やコンサルティング業務に従事するほか、グループウェアやブログ、仕事術などに関する執筆・講演活動を行っている。ブログは「ワークスタイル・メモ」と「tokuriki.com」 やっつけたい仕事を「橋」に誘い込んで、“一対一の戦い”に持ち込む。これを意識することで、「前倒し」を普段から実践し、さらには習慣化できるようになります。 前倒しで仕事をするにはどうすればいいのか。キーワードは、「向こう1週間の予定やタスクの確認」「長篠メソッドの応用」「嵐の前の静けさを合図に」です。 誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 仕事耕具：“舌”がついたレターオープナー、封筒を素早く開封 住友スリーエム住友スリーエムは、「スコッチ クイックレターオープナー」を発売した。刃の下側に、封筒の封を開きやすくするための舌状の部品を追加。これが、紙と紙の間に滑り込むため、開封しやすくなったという。 イベントや勉強会に行っても、なかなか人脈が広がらない。いったいどうして？ 3つの失敗事例から考えてみましょう 単一行関数を使えば、データを基に計算を行ったり、表示書式を変更したりできる。出題頻度が高いので要チェック！ 「偽装請負」という違法行為を知っているだろうか。 あなたの現場でも行われているかも……。偽装請負の怖さ、そこから身を守るための法律知識と契約書の作成方法を紹介 |
[ 639] ITmedia Biz.ID：「マイ締め切り」で間際のバタバタをなくす【解決編】
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0610/13/news050.html
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誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 【問題編】では、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事を何とかする──という課題が浮かび上がりました。現状を分析すると、以下のようになります。 まず、現状で注目すべきは「一気に終わらせる必要がある」ことです。5分や10分で終えられるような比較的小さなタスクであればさほどプレッシャーにはなりませんが、おおむね30分以上かかる大きなタスクになってくるとプレッシャーが生まれ、「よし、やるか！」という気合いでこれをはねのける必要が出てきます。 大きなタスクには、プレッシャーに加えて手順の複雑さという要因も絡んできます。小さなタスクであれば特に手順を考えなくても、手を動かせばできてしまうことが多いため、あまり意識されませんが、タスクが大きくなってくると手順が複雑になる──すなわち作業の内容に応じて最適な順序で取り組むための「段取り」が求められるようになるのです。 いうまでもなく、1つ1つ順番に片付けるほうがいいといえます。なぜなら、「勢い」で片付けてしまうと再現性が低くなってしまうからです。「よく分からないが、とにかくがんばったら終えることができた」ということでは次回に同じような仕事に取り組む際に再び「勢い」に頼らなければならなくなります。 一方、順番に片付ける方法では、最終的なゴールに行き着くまでの工程を分割し、小さなタスクの集まりにするという準備をすることになります。分割した小さなタスクには、それぞれ終了条件としてのゴールがあり、これら小さなゴールを1つ1つクリアしていくことで、確実に仕事を進めることができるわけです。 このように、一気に終わらせるには手に余るようなタスクは、小さなゴールに分割することで、作業のプレッシャーを軽減する効果が得られるとともに、どこまで終わったかの進捗が把握できるようになります。 最終的な締め切りに対して、これら小さなゴールを「マイ締め切り」と呼ぶことにします。最終的なゴールは常に意識しておくべきことではありますが、それがあまりにも遠いと、なかなかピンとこないものです。これは「あぁ、今週中に資料を作らないと……」と思いつつ、気づいたら金曜日になっている、という状況を招く原因の1つとなります。 マイ締め切りを設定しておけば、「今日すべきことは何か？」という近いゴールを意識できるようになるため、これを毎日確実にクリアしていくことで、最終的な締め切りの前日になっても慌てることがなくなります。 例えば、「提案資料作成」というタスクがあった場合は、「提案資料を作らなくては……」と思っているだけでは具体的に何をすればいいかが不明確なため、結局何も進まずに時間だけが過ぎていくことになりがちです。 小さなゴールに分割して、それぞれごとにマイ締め切りを設定することで、例えば「今日は参考資料を読み込むところまで」というようにアクションが明確になります。いい換えれば、そのことにさえ注意していればよくなるわけです。 「提案資料を作らなくては……」と思っているだけの時は、そこから派生するさまざまな作業が思い浮かぶために注意が分散してしまい、結局どれもこれも手が付けられない、という状況を生んでしまうのです。 最終的な締め切りは「与えられる」ことが多いものです。必然的に「追われるモード」で仕事をすることになります。そこで、自分で設定したマイ締め切りを日々守っていくようにすれば、自分で自分に締め切りを「与える」ことになり、仕事を「追いかけるモード」にシフトさせることができます。 さらに、日々のマイ締め切りで区切られたタスクは全体の一部に過ぎないため、「今日はここまでやればいい」という、いってみれば「完了させなくてもいい仕事」になります。 最終的な締め切りに追われている状況では、仕事は常に「完了させなければならない仕事」であるため、プレッシャーが強くなるものですが、これを防ぐことができるわけです。 勢いまかせに短時間で筋力トレーニングに取り組んでもあまり効果が得られないのと同じように、仕事も勢いではなく、きちんとインターバルを挟みながらじっくりと取り組むようにすることで、結果として効率をアップさせることにつながるはずです。 仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ！」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』（翔泳社）がある。 「どうして今日になるまで仕事に取りかからなかったんだろう……」と思ったことはありませんか。IT商事でも、締め切り間際のバタバタが問題になっているようです。 複数の仕事を同時進行させるだけではなく、1つの仕事も細切れの時間で作業しなくてはならないのが、現代のビジネスマンだ。戦国時代の「長篠メソッド」に解決策を見る。 1つの仕事だけやっていればいいというのは今は昔。複数の仕事を同時進行するのが当たり前になってきています。こんな状況を乗り切るためには、どのような“迎撃体制”を組んでいけばいいのでしょうか 仕事耕具：“舌”がついたレターオープナー、封筒を素早く開封 住友スリーエム住友スリーエムは、「スコッチ クイックレターオープナー」を発売した。刃の下側に、封筒の封を開きやすくするための舌状の部品を追加。これが、紙と紙の間に滑り込むため、開封しやすくなったという。 イベントや勉強会に行っても、なかなか人脈が広がらない。いったいどうして？ 3つの失敗事例から考えてみましょう 単一行関数を使えば、データを基に計算を行ったり、表示書式を変更したりできる。出題頻度が高いので要チェック！ 「偽装請負」という違法行為を知っているだろうか。 あなたの現場でも行われているかも……。偽装請負の怖さ、そこから身を守るための法律知識と契約書の作成方法を紹介 |
[ 640] FPN-「気づいたら明日が締め切り！？」を防ぐ
[引用サイト] http://www.future-planning.net/x/modules/news/article.php?storyid=1604
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もう20年も前の話になりますが、まだ中学生だった頃にゲームセンターで夢中になっていたゲームの1つに「バブルボブル」があります。ゲームの内容は、上記のリンク先をご覧いただくとして、ざっくり言うと「アクションパズルゲーム」というカテゴリーにはいるもので、100個あるステージを1つ1つクリアしていくゲームです。各ステージをクリアする条件は、そこにいる敵をすべて退治すること、であり、それ以外の制約はありません。つまり、どんなに時間がかかっても良いのでとにかく敵をすべて退治すれば良いわけです。 一見するとこれでは時間さえあれば誰でもクリアできてしまいそうに見えます。でも、そこはゲーム。見た目には制約がないように見えて実はしっかりと用意されています。それは、ステージ開始から一定時間（ステージによって異なる）が経過すると現れる「永久パターン防止キャラ」と呼ばれる手強い敵の存在です。このキャラは事実上倒すことができないため、現れたら最後、大急ぎでクリアするか、覚悟を決めるかのいずれかの選択を迫られることになります。このように制約はあるものの、平常時は見えておらず、特定の条件が揃って初めて現れるわけですが、最初からあからさまに見えているゲームもあります。例えば、「スーパーマリオブラザーズ」は、最初から制限時間がプレイヤーに公開されており、刻々と減っていきます。これにより、プレイヤーの中には自然と「時間内にゴールにたどり着かなくては」という意識が生まれます。一方、冒頭の「バブルボブル」の場合は、最初は制約がいっさい示されず、たとえ一定時間が経過することによって“制約キャラ”が現れるとしても、プレイ中に「あとどれぐらいの時間が経ったら現れるのか？」がはっきりしません。それゆえ、少しモタつき始めると焦りが出てきます。焦れば当然ミスをしやすくなります。そう考えると、本来の力を発揮するためには、あとどれぐらいの持ち時間があるのかを正確に把握する必要があります。残り時間と残り作業とを見比べて、何を捨てて何を拾うかという現実的な取捨選択なしにゴールにはたどり着けないからです。仕事においても似たような状況があるのではないでしょうか。ゴールは見えているものの、ギリギリになるまで自分が置かれている状況がはっきりせず、何となく「まだ当分先だし」と油断していると、突然窮地に立たされます。それは、「気づいたら明日が締め切り」だったり「リードタイムを考えると今すぐ発注しなければ間に合わない」だったりと、形は様々ですが、何の前触れもなしに現れるという点で共通しています。ゲームと同様、仕事もなるべくなら自由奔放に取り組めた方がのびのびとできますし、当然楽しいでしょう。でも、制約のことを忘れていると思わぬ落とし穴に足を取られます。何もしなければ仕事は「バブルボブル」型になります。それを何とかして、今の自分が置かれた状況をリアルタイムに把握できる状態、すなわち「スーパーマリオ」型に転換したいところです。さもなければ、いつも不意にやって来る締め切りに驚かされたり、正確な残り時間が把握できないために漠たる不安にさいなまれたりします。これを防ぐためには、“制約”が姿を現すポイントを予め見極めておき、そこから逆算してスケジュールを立てておくことでしょう。具体的には、最終的な制約、すなわち“時間切れ”の一歩手前のところで「最後通告的アラート」を組み込んでおきます。例えば「スーパーマリオ」では、残り時間が100秒を切ると、警告サウンドが鳴って、BGMのテンポが速くなります。これに倣って、締め切りに先立つ特定のタイミングで 「今の時点でこれとこれとこれができてないとヤバい！」というアラートをYahoo!カレンダーなどを使って起こすようにしておきます（締め切り日にアラートをセットしておいても意味がなく、時間切れのベルにしかなりません）。もし、その時点で当初想定していた完成度に至っていなければ、 1．睡眠を削る 2．クオリティを犠牲にする 3．締め切りをずらしてもらうという、いずれかのいずれも喜ばしくない対策を迫られることになります。でも、この時点で気づくことができればまだ良い方でしょう。最悪のケースは、締め切り前日になってもまったく進捗していないことに気づいた場合です。複数の仕事を同時並行して進めることが増えている昨今では、こういったことが起こりえます。人の“注意キャパシティ”は多寡が知れています。複数同時に進めていれば当然注意が行き届かなくなる仕事も出てくるため、放っておくと「気づいたら明日が締め切り！？」が頻発します。そうならないためにも、どの仕事にも分け隔てなく「最後通告的アラート」を設定しておきたいものです。 大橋 悦夫 / シゴタノ！仕事を楽しくする研究日誌http://cyblog.jp/ メンバー登録済みの方はログインしてから、コメントしてください。（未登録の方のコメント反映には時間がかかります） ※FPNニュースコミュニティに掲載された記事及びコメントは、各メンバーにより投稿されたものです。FPNニュースコミュニティの見解・意向を示すものではありません。 FPNは、メンバーのブログ記事の投稿で運営されている参加型ニュースサイトです。あなたも自分のブログ記事を投稿してみませんか？ ⇒メンバー登録はこちら |
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